Utiliser correctement un ERP : pas aussi simple qu'il n'y paraît !

Les ERP ou Entreprise Resource Planning sont des logiciels apparus au début des années 90 pour gérer les entreprises.

En intégrant aux GPAO déjà existantes les services support autour de la Supply-Chain, comme les ressources humaines mais aussi la comptabilité, la finance, la qualité … l’ERP permet avec un seul logiciel de mettre en œuvre la plupart des processus opérationnels.

Ce type de logiciel semble magique pour beaucoup de dirigeants mais il faut prendre quelques précautions qui sont malheureusement souvent oubliées.

En effet, contrairement à un logiciel de bureautique habituel qui comporte tout au plus 200 à 300 menus différents (sous la forme d’icônes dans un bandeau pour les logiciels récents) un ERP comporte des milliers de menus :
- un ERP assez basique, se rapprochant d’une GPAO, compte environ 2 000 menus différents
- un ERP de taille moyenne autour de 10 000
- les mastodontes du marché dépassent les 20 000.
Et ce ne sont que les menus ! Côté base de données, le gigantisme est aussi au rendez-vous :
- un ERP assez basique comporte environ 300 tables pour 15 000 champs différents
- un ERP de taille moyenne autour de 450 tables pour 20 000 champs différents
- les mastodontes du marché dépassent les 2 000 tables pour 100 000 champs différents.

Ainsi la documentation des différents champs existants dans un ERP de taille moyenne, juste le nom du champ et une phrase très synthétique sur son contenu, représente 540 pages de documentation ! Pour les mastodontes la documentation, qui explique simplement comment exploiter les données d’un point de vue informatique sans donner ni l’appellation des tables ni nommer les champs, atteint presque 700 pages. Il faudrait des milliers de pages pour expliquer en une phrase synthétique tous les champs de toutes les tables.

Dernier point et non des moindres, ces nombreux champs s’adressent à de nombreux métiers. C’est le point fort des ERP : 1 seule base de données et 1 seule donnée pour tous les métiers – tout le monde est enfin d’accord et travaille avec la même information. Encore faut-il que celui, qui la saisisse, la comprenne car les écrans mélangent quelquefois des champs dépendant de métiers différents mais 1 seul métier a accès à cet écran et doit remplir l’ensemble des données !

Et ce n’est pas fini, ce genre de logiciel n’a pas 1 comportement et 1 seul comme un logiciel de bureautique. En effet, ils sont massivement paramétrables. Des paramètres qui peuvent modifier non seulement la vue utilisateur (les menus et les champs affichés, leur position) mais aussi le fonctionnement du logiciel (la façon de déclarer une entrée marchandise par exemple). Inutile de vous dire que si quelqu’un met dans son CV qu’il connaît tel ou tel ERP, cela ne veut pas dire grand-chose car vous pouvez le perdre en le mettant devant l’écran du même ERP paramétré différemment. Un ERP compte de quelques milliers à des dizaines de milliers de paramètres. Qui renseigne ces paramètres ? l’éditeur / l’intégrateur et votre service informatique. C’est la partie la plus complexe : difficile d’avoir des compétences transversales aussi larges pour comprendre comment agissent autant de paramètres sur autant de métiers. L’éditeur est souvent le mieux placé, encore faut-il trouver le bon interlocuteur.

L’ensemble de ces difficultés expliquent souvent la mauvaise utilisation et le manque de confiance de la plupart des utilisateurs qui se replient vers ce qu’ils connaissent : Excel⁽¹⁾ – comme je le déclare souvent en formation « le plus grand ERP du monde » tellement il foisonne autour de la Supply-Chain dans les entreprises. Si utiliser Excel peut avoir ses bons côtés pour exploiter / trier / créer des graphiques à partir de votre ERP, l’utiliser pour stocker les données à la place de votre ERP est une grosse erreur. En effet, des fichiers Excel, il y en a des centaines partout dans votre société. Ils ne se parlent pas, ne sont peut-être pas sauvegardés correctement, leur documentation est inexistante, sans parler de leur maintenance quasiment impossible. On se souvient de la macro Excel développée par le stagiaire l’an dernier qui n’a pas survécu à la montée de version d’Excel …

Un ERP permet de simuler le fonctionnement de votre entreprise en se basant sur les données que vous lui fournissez (commandes client, OF, prix …). Comme le disent si bien les anglo-saxons « Shit in / shit out » : il ne faut donc pas négliger la qualité des données ni leur entretien au fil du temps sinon votre investissement ne sera pas correctement mis à profit.

Enfin, et c’est aussi un point clé, un ERP reste un outil de mise en œuvre d’un processus et non le processus lui-même. Il faut d’abord définir ce processus, former les utilisateurs à celui-ci avant de les former à comment utiliser leur ERP pour le mettre en œuvre au mieux.

En conclusion, un ERP est un logiciel puissant mais complexe dans sa mise en œuvre. Il faut prendre le temps de bien le choisir vis-à-vis de vos besoins et non de sa notoriété. Il faut aussi choisir un éditeur à l’écoute de ses clients, un intégrateur qui connaît votre métier afin de le paramétrer correctement. Il est même parfois plus simple de coupler votre ERP à un APS dédié  plutôt que de vouloir investir dans le module de votre ERP répondant à votre problématique.

⁽¹⁾ Excel est un logiciel et une marque déposée de l’entreprise Microsoft